Цілодобово 24/7! Вся Україна 100%
Надішліть кредит онлайн мульти-заявку прямо зараз за 30сек. безкоштовно!
Яка сумма Вам потрібна?:



Home / Бізнес / Як правильно планувати робочий день?

Як правильно планувати робочий день?

На роботу витрачається стільки часу, скільки його є в розпорядженні, або будь-яка робота виконується протягом відпущеного часу. Ці принципи і правила планування робочого дня психологічно виправдані і зарекомендували себе в різних життєвих ситуаціях.
Фахівцям з управління відома така закономірність: на роботу витрачається стільки часу, скільки його є в розпорядженні, тобто будь-яка робота виконується протягом відпущеного на неї часу.
Принципи і правила планування робочого дня, які ми пропонуємо вашій увазі, не носять обов’язкового характеру. Багато з них можуть здатися вам несерйозними. Однак вони психологічно виправдані і зарекомендували себе в різних життєвих ситуаціях. Необов’язково використовувати всі принципи. Спробуйте застосувати кожен з них, знайдіть свій стиль — він для вас буде найкращим.
Отже, організація робочого часу повинна відповідати основному принципу: «Робота повинна підкорятися мені, а не навпаки». Правила планування робочого дня можна розділити на три групи:
— правила початку дня;
— правила середини дня;
— правила закінчення дня.
Правила початку дня
1. Починати день з позитивним настроєм. Намагайтеся для кожного дня знаходити який-небудь позитивний початок, оскільки той настрій, з яким ви приступите до виконання майбутніх завдань, має важливе значення для досягнення успіху. Щоранку ставте собі три питання:
Як цей день може наблизити мене до досягнення цілей?
Що я повинен зробити, щоб отримати від нього якомога більше радості?
Що я можу сьогодні зробити для збереження свого способу життя (для підтримки свого здоров’я)?
Створення позитивного настрою не займає зазвичай більше двох хвилин. Дайте собі ці дві хвилини перед початком «стандартної ранкової програми».
2. Добре поснідати і без поспіху — на роботу. Не виспавшись, без сніданку, якомога скоріш на роботу — такий старт може просто зіпсувати день! Не кажіть, що у вас немає часу для неспішного сніданку, адже це — питання встановлення пріоритетів (для того щоб виспатися і встигнути щільно поснідати, треба раніше лягати спати).
3. Починати роботу в один і той же час. Це елемент самодисципліни, сприяє мобілізації сил.
4. Перевіряти плани дня.Скористайтеся методом АБВ-аналізу або принципом Ейзенхауера. Встановлено, що десятихвилинна підготовка до робочого дня дозволяє економити до двох годин робочого часу. Так що виграйте ці дві години! Крім того, складаючи план робочого дня, враховуйте наступне правило: потрібно планувати не більше 60% вашого часу, а 40% — це резервний фонд для несподіваних і невідкладних справ.
5. Приступати до справи без розгойдування. Слід категорично відмовитися від такого ранішнього ритуалу», як багаторазові привітання, розлогі обговорення останніх новин і т. д. Соціальні контакти, звичайно, потрібні, та й ви не робот. Однак їх можна перенести на менш напружений час, наприклад, обід і пообідній.
6. Спочатку — ключові завдання. Починати робочий день випливає із завдань групи А, всі інші справи можуть почекати. Не варто в першу чергу переглядати кореспонденцію — входить ділової поштою мова рідко йде про справи, які мають вищий пріоритет і повинні бути виконані негайно.
7. Узгоджувати план дня з секретарем. Секретар, якщо він у вас є, є найважливішим вашим партнером, коли мова йде про створення оптимальних умов для діяльності. Йому ви повинні присвятити перший час робочого дня, навіть якщо це — пара хвилин. Секретар повинен бути в курсі ваших справ. Узгодьте з ним усі строки, пріоритети та плани дня. Добрий секретар подвоює ефективність свого шефа, а поганий — зменшує її наполовину.
Правила планування середини дня
1. Підготуйте до роботи письмовий стіл. Приберіть зі столу всі непотрібні для вирішення завдань групи А папери. На робочому столі повинно перебувати одночасно не більше шести документів. Це психологічно виправдано: по-перше, зайві папери поглинають час, а по-друге, порядок на столі стимулює порядок в думках.
2. Встановлюйте терміни. Іноді завдання доручаються і вам, адже ви теж чийсь підлеглий. Так от, терміни, встановлені для вирішення завдання, дуже часто приймаються беззастережно, навіть якщо вони погано вкладаються у ваші плани. А треба намагатися пристосовувати їх до своїх інтересів і «виторговувати час». Коротше кажучи, просіть вдвічі більше часу, ніж необхідно для рішення даної задачі; це часто виходить легше, ніж ви думаєте. Що ж стосується доручення справ підлеглим, то раджу вам давати їм приблизно на третину менше часу, чим, на вашу думку, необхідно для вирішення задачі. Якщо цього вистачить, ви заощадите час, якщо ні, ви все одно програєте.
3. Уникайте дій, що викликають зворотну реакцію. Багато керівників схиляються до того, щоб займатися все новими і новими справами, проблемами та ідеями, і тим самим викликають відповідну реакцію на свої дії, а вона може вплинути на тимчасової розпорядок. Наприклад, дуже часто, взявши один раз (з чистого інтересу) в якому-небудь нараді, керівник отримує додаткові, не передбачені планом обов’язки. Йому можуть щось доручити, включити до складу робочої групи і т. д. Тому найкраще всі дії (листи, телефонні розмови, узгодження термінів і т. д.) перевіряти з точки зору їх необхідності і небезпеки відповідної реакції.
4. Відхиляйте додатково виникаючі невідкладні проблеми. На кожному підприємстві, в кожному підрозділі виникають різного роду невідкладні обставини або непередбачені ситуації. Слід пам’ятати, що відволікання на так звані термінові обставини наводить на час до забуття запланованих важливих справ. Чи варто робити це — вирішуйте в кожному конкретному випадку залежно від обставин.
5. Уникайте незапланованих імпульсивних дій. Як правило, імпульсивне відхилення від складеного плану знижує продуктивність. Так що, якщо під час роботи ви захотіли зробити щось (наприклад, подзвонити по телефону), подумайте, чи варто це робити.
6. Своєчасно робіть паузи. Короткі перерви в роботі, безумовно, необхідні, їх періодичність і тривалість індивідуальні. Головне — робіть їх регулярно.
7. Невеликі однорідні завдання групуйте і виконуйте серіями. Розправляйтеся з рутинною роботою і дрібницями, об’єднуючи однорідні завдання в робочі блоки. Шість блоків по 10 хвилин на телефонні дзвінки, короткі наради займають, як це не парадоксально, більше часу, ніж один блок в 60 хвилин. Чому? Тому що ви шість раз проводите відповідну підготовку до однорідної діяльності. Так що групуйте однорідні справи в блоки, але не робіть їх занадто довгими (краще 30-60 хвилин).
8. Раціонально завершуйте розпочате. Уникайте стрибків в роботі завжди намагайтеся доводити розпочату справу до кінця. Відволікання від основної роботи поглинає час, оскільки при поверненні до неї вам доводиться знову повторювати вже зроблене одного разу.
9. Використовувати тимчасові проміжки. Не залишайте незаповненими незаплановані проміжки часу (наприклад, очікування в приймальні боса, марне нарада, на якому доводиться бути присутнім). Коли вони з’являються, ставте собі питання: «Як я можу використати ці хвилини з максимальною користю?»
10. Викроюйте спокійний час (час для себе). Добре зарекомендувало себе щоденне резервування одного спокійного, або закритого, години, протягом якого вам ніхто не зможе перешкодити. Це час ненарушаемой сконцентрованості. Занесіть його в план, воно істотно підвищить продуктивність вашої праці. Відгородіть себе на цей час від зовнішнього світу або з допомогою секретаря або просто зачиніть двері, попередньо попередивши, що вас немає на місці. Використовуйте закритий час для важливих, але не термінових справ, що носять довгостроковий характер, або для тих завдань, які губляться в суєті дня.
11. Контролюйте терміни і плани. Під час нарад і при інших видах діяльності, у відповідності з принципом Парето, часто 80% рішень приймаються за 20% часу. Відстежуйте свій час і не шкодуйте його на перевірку планів з точки зору зміни пріоритетів.
Правила завершення робочого дня
1. Завершити незроблене. Всі початі невеликі справи (перегляд кореспонденції, диктування листів і записок) намагайтеся завершити протягом одного дня. Відстрочка в їх виконання може призвести до додаткових витрат праці, коли вам доведеться усувати «завал».
2. Контроль за результатами і самоконтроль. Без контролю і самоконтролю немислима організація праці. Про контроль ми більш детально поговоримо в одній з наступних статей. А поки обмежуся тим, що скажу: порівняння запланованого з виконаним і аналіз відхилень від планів — неодмінна умова нормальної роботи.
3. План на наступний день. Краще всього план на наступний день складати напередодні ввечері. Само собою зрозуміло, що це не скасовує його обов’язкової перевірки вранці.

Оціните статтю:
1 зірка2 зірки3 зірки4 зірки5 зірок (ще немає оцінок)
Loading...

Залишити відповідь

Ваша e-mail адреса не оприлюднюватиметься.

Вирішіть приклад: * Ліміт часу вичерпаний. Будь-ласка, перезавантажте CAPTCHA.

Яка сума кредиту Вам потрібна?
Виберіть сумму: до 1000 грн
до 3000 грн
до 5 000 грн
до 10 000 грн
до 30 000 грн
до 50 000 грн
до 75 000 грн